Wunderst Du Dich? – Organisation im Office

Wunderst Du Dich? – Organisation im Office

Die wunderbare Welt des Chaos. Je nach Persönlichkeitstyp erkennst Du an einem Schreibtisch oder dem Desktop eines Rechners, mit welcher Struktur Du rechnen kannst. Dabei gibt es die unterschiedlichen Nuancen von Überstruktur bis zu Oberchaos.

Manchmal muss man das CHAOS nur ein bisschen schütteln
und es wird ein Wunder daraus.

– Unbekannt –

 

Der Weg liegt auch hier irgendwo in der Mitte. Meistens entwickelt jeder ein eigenes System des Suchens und Findens. Besonders bezeichnend sind die Email-Ordner. Wenn Du nur einen Eingang/Gesendet/Ausgang/Papierkorb vorfindest, vielleicht noch ein Archiv, dann weißt Du, dass hier jemand bevorzugt nach Schlagworten oder Namen in seinem Emailfach sucht.

Sofern man ein EPU ist und sonst niemand etwas finden muss, ist das durchaus noch in Ordnung. Das Thema der Struktur und Organisation beginnt spätesten dann, wenn man nicht mehr allein arbeitet, oder nicht mehr alleine an einem Projekt arbeitet.

Ab diesem Zeitpunkt bist Du das erste Mal gefordert, dass Du Dir eine Struktur überlegst, in der Du alle die wichtigen Informationen findest.

Sei es in der Handablage, am Server (Dropbox-Archiv etc.) oder gemeinsame email-folders.

Eine relativ einfache Regel für die grobe Strukturierung von Ablagesysteme kann sich mal an den Abteilungsbezeichnungen der großen Unternehmen orientieren.

Finde hier einfach mal Abteilungsbegriffe und lass Dich für Deine eigene Struktur davon inspirieren.

Bildquelle: SOUL4BIZZ

Damit hast Du schon schöne Überbegriffe für Deine Struktur im Unternehmen.

Wenn Du dies auf Ordner analog oder digital überträgst, dann wird auch jeder Neuankömmling eine Idee haben, was er wo finden wird. Und natürlich kannst Du und solltest Du auch jede dieser Überbegriffe in Teilbereiche runterbrechen. Damit ist in jedem Fall schon ein guter Anfang gemacht.

Struktur ist etwas bewegliches und nichts festgefahrenes.

Oftmals verändern sich die Schwerpunktbereiche im Unternehmen oder es entstehen neue Bereiche, die eine Anpassung in der Struktur erfordern. Dennoch tust Du als Unternehmer gut daran schon von Beginn an eine klare Struktur hierfür festzulegen, sodass auch spätere Partner / Mitarbeiter / Kollegen durch einfachen Zugriff auf einzelne Ordner den Überblick bekommen, den sie benötigen.

Mit Sicherheit lässt sich auch leichter delegieren, wenn ich einen Ordner übergeben (freigeben) kann und sich der/die NEUE einmal in die Materie und den Bereich einlesen kann. Wenn Du also jemand neu in Dein Unternehmen holen solltest zur eigenen Entlastung kann dies bei einer fehlenden Ordnungsstruktur bedeuten, dass Du erstmals selbst aus Deinen Unterlagen alles Relevante zusammensuchen musst, und das wo Du ohnehin schon Stress hast.

Daher nimm Dir rechtzeitig die Zeit um Deine Struktur anzupassen, damit Du dann nicht den Schritt scheust, Dir Unterstützung zu holen, weil ohnehin schon keine Zeit vorhanden ist.

Solltest Du aber noch im Chaos leben, dann mach es nach der Pomodori Methode und nimm Dir jeden Tag 25 min Zeit um eine Struktur (die auch andere verstehen) anzulegen. Nach den 25 min widmest Du dich dann wieder den wichtigen Aufgaben in Deinem Unternehmen.

Danke für Deine Zeit und ich freue mich schon auf einen Kommentar von Dir!
Noch einen souligen Tag!

 

 

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