1-2-3 Dringlichkeit – Der Feind der Zeitgestaltung und wie Du Deinen Arbeitsalltag einfacher gestalten kannst!

11 Feb 1-2-3 Dringlichkeit – Der Feind der Zeitgestaltung und wie Du Deinen Arbeitsalltag einfacher gestalten kannst!

„Uns treibt die Tyrannei der Dringlichkeit vor sich her“ sagt der Coach-Experte Lothar Seiwert. Zeitgestaltung ist ein einfaches Hilfsmittel für Erfolg.

Was machen wir mit unserer Zeit, wie nutzen wir sie? – Sind wir immer für jeden und alle erreichbar? Erledigen wir in der Arbeit privates und in der Freizeit berufliches?

Werden wir in Zeiten der absoluten Mobilität wieder lernen, dass sich wir uns auf das konzentrieren was wirklich wichtig ist?

Jeder von uns hat die Möglichkeit achtsam zu bleiben und seine Zeit so zu gestalten, dass sie mit Wertvollem gefüllt ist. Dies reicht vom Arbeitstag bis hin zur Freizeit. Wir können es selbst gestalten, ob wir immer nur dem Dringlichen hinterherlaufen oder uns auf das Wichtige konzentrieren.

Mit der nötigen Aufmerksamkeit dahingehend, was wir gerade machen, kannst auch Du lernen, das Wichtige vom Dringlichen zu unterscheiden. Es ist diese Form der Zeitgestaltung, die uns hilft. Und gibt es was Befriedigenderes, wenn man sich selbst sagen kann „wieder einen guten Schritt vorwärts gekommen“. Mach es einfach.

Wenn die Dringlichkeit Deine Zeitgestaltung bestimmt

Wir alle kennen es, noch schnell einen Anruf erledigen. Dieses Email muss noch schnell raus. Ein Kunde ruft: „ich brauche das dringend“. Ein Kollege kommt vorbei und benötigt noch dringend einen Input für seine Aufgabe. Und schwupdiwup schon wieder ist ein halber Tag vergangen, bevor wir uns auch nur in Ansätzen mit den wichtigen Aufgaben, die wir auf dem Plan hatten begonnen haben.

So treibt uns das kleine Wörtchen „dringlich“ immer wieder vor uns her und wirft alle unsere guten Zeitpläne durcheinander. Daher ist nichts dringlicher (schon wieder dieses Wörtchen) als sich einmal damit auseinander zu setzen. Zeitgestaltung bedeutet gestalten und nicht getrieben werden.

Um überhaupt an den Punkt kommen zu können, zu erkennen was dringlich oder was wichtig ist, ist der erste Schritt der, dass ich mich mal damit auseinandersetze welche Aufgaben ich überhaupt auf meinem Schreibtisch oder in meinem Posteingang oder auf einer sonstigen Plattform finde. Darunter befinden sich mit Sicherheit Routine-Aufgaben, wichtige Aufgaben und ganz ganz dringliche Aufgaben.

Wir neigen alle dazu, den zuerst zu bedienen, der am lautesten schreit. Doch oftmals ist das sogar weder dringlich noch wichtig.

Schreib Dir mal alles auf, was zu tun ist und was für die kommende Woche auf Deinem Arbeitsplan steht. Wenn Du das gemacht hast, dann kannst Du zum nächsten Schritt gehen.

Wie gestalte ich einen wertvollen Arbeitstag?

Hilfreich dafür finde ich die Eisenhower-Methode (ABCD Methode). Denn wir müssen uns immer fragen, ob das was mit „dringlich“ bei uns anklopft auch wichtig ist.

Am einfachsten kannst Du da hergehen und Deine tägliche Liste der Aufgaben einmal nach A-B-C-D sortieren und selbstverständlich fängst Du mit A-Aufgaben Deinen Tag an.

Was ist nun „Wichtig“? Wichtig ist die Arbeit, die unmittelbar mit Deinen Zielen und Kern-Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.

Und was heißt „Dringend“ eigentlich? Dringlich ist die Arbeit, sie sofort erledigt werden muss, aber je nach Wichtigkeit entweder von Dir oder von anderen.

1. Aufgabe A – WICHTIG und Dringlich

Manches ist WICHTIG und DRINGLICH – dann fällt es nach dieser Methode unter eine A Aufgabe, die umgehend und sofort von uns persönlich erledigt werden muss.

2. Aufgabe B – WICHTIG – NICHT dringlich

Dann gibt es die B-Aufgaben, die WICHTIG sind aber NICHT DRINGLICH – die aber aufgrund ihrer Wichtigkeit vor den C-Aufgaben Vorrang haben. Diese Aufgaben werden mit Termin versehen, da sie wichtig sind.

3. Aufgabe C – DRINGLICH – NICHT wichtig

Dann gibt es aber auch das UNWICHTIG und DRINGLICH. Dabei handelt es sich aber nur mehr um C-Aufgaben. Diese Aufgaben deligierst Du am besten, wenn es geht, sonst schiebe sie in das Zeitfenster für Routinearbeiten.

4. Aufgabe D – nicht wichtig – nicht dringlich

Unter die D Aufgaben fällt alles, was man am allerbesten delegiert, oder es kann sogar unter Umständen in den Papierkorb wandern.

Wenn also eine Aufgabe unter der Flagge „dringlich“ hereinschneit, dann sollte man sich immer auch fragen, ob dies auch wichtig ist. Damit kann manche Dringlichkeit durchaus in die dritte Reihe der Aufgaben rutschen und damit die ihr zustehend Priorisierung erhalten. Das heißt diese Aufgaben sind zu erledigen, aber erst, wenn die eigenen Wichtigen Aufgaben erledigt sind. – Und sie lassen sich oft in Lücken oder unkreativen Phasen erledigen. Achte auf Deine Zeitgestaltung, denn oftmals sind so „Dringliche“ Aufgaben erstens in wenigen Stunden oft ohnehin schon nicht mehr dringlich, da man es sich anders überlegt hat oder es hat sich von selbst erledigt.

Wer eine richtige Tagesplanung macht, sollte damit immer mindestens eine Stunde pro Tag fix einplanen, für alle dringlichen und unwichtigen Aufgaben (C-Aufgabe). Ein ideales Zeitfenster dafür ist vor der Mittagspause, da Du dann mit Sicherheit schneller in der Erledigung wirst, denn wer will schon die Mittagspause versäumen? Achte aber darauf, dass Du davor auch noch eine B-Aufgabe erledigst, da diese Wichtig sind und damit für Deine Zielerreichung maßgeblich.

Und bei den D-Aufgaben handelt es sich oft um „Post“ in Form von Informationsartikel oder Newsartikel. Lege diese an einen bestimmten Ort, wo Du sie wenn Du Zeit hast hervorholst. – Räum da aber regelmässig auf, denn was alt ist, ist alt und darf in die Rundablage Abfall.

Also prüfe bei jeder Aufgabe, bevor Du sie beginnst ob sie Wichtig ist oder nur Dringlich!

Mach eine Liste und kategorisiere Deine Aufgaben jeden Tag neu, damit Du nicht übersiehst, wenn eine B-Aufgabe zu einer A-Aufgabe wird.

Wie füllen wir unser Glas der Zeit?

Eine andere hilfreiche Erläuterung, wenn es darum geht wie wir üblicherweise unseren Arbeitsalltag gestalten.

Stell Dir mal ein großes Glas vor, dass die 24 Stunden eines Tages für Dich symbolisiert, und dann pack da mal alle wichtigen, dringlichen, nicht wichtigen und nicht dringlichen Aufgaben rein. Du kannst mit dem Sand beginnen, das sind alle nicht wichtigen und nicht dringlichen Aufgaben, wie viele Emails oder auch einige Telefonate. Damit hast Du dein Glas schon mal gut gefüllt. Als nächstes kannst Du Dich um all Deine dringlichen Aufgaben kümmern, das sind dann kleinere und mittlere Steine, die Du in Dein Glas füllst. Und damit ist dann Dein Glas schon voll. Aber vor Dir liegen noch große Steine – die wichtigen Dinge, die versuchst Du nun noch oben drauf zu packen und Du wirst feststellen, dass nicht mehr alle davon Platz haben.

Du kannst es aber auch anders füllen:

1. Zuerst die großen WICHTIGEN Steine, da sieht das Glas schon recht voll aus.
2. Dann füllst Du die DRINGLICHEN Steine in das Glas nach und sie werden immer wieder in den Zwischenräumen vom Wichtigen Platz finden.
3. Und dann noch die nicht so dringlichen und nicht so wichtigen Aufgaben, der Sand, der die Zwischenräume füllt. So ist dann Dein Glas nun voll, aber alle wichtigen Aufgaben haben einen guten Platz gefunden.
4. Und weil das Leben ja nicht nur aus Arbeit besteht, kannst Du jetzt noch einen großen Becher Wasser in das Glas füllen. Auch das wird Platz finden. Dieses Wasser steht für die persönlichen Kontakte, für das eine oder andere Glas Bier mit Freunden, die uns wichtig sind. Auf diese Weise wird es ein runder Tag werden, auf den Du voll Zufriedenheit zurückblickst. Gestalte Deine Zeit bewusst. Es einfach machen!

Also beherzige für Dich in Hinkunft in deiner Zeitgestaltung, zuerst das WICHTIGE, dann das DRINGLICHE, dann die sonstigen kleinen Aufgaben und dann geh noch auf ein gutes Glas Bier! Und wenn Du auf den Geschmacke gekommen bist, dann überträgst Du dieses Prinzip auch auf Deine Freizeit. Was ist DIR wichtig? Was ist dringlich? Was gehört sonst noch erledigt?

Mach es einfach! es einfach machen. Ich wünsche eine erfolgreiche Woche!

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