03 Jul 4 Schritte zu einer besseren Struktur im Arbeitsleben – es.einfach.machen
Huch … Heute kommen wichtige Kunden ins Haus?!
Hat heute schon jemand die Post geholt?
Ich komme nicht zu dem Wichtigen, weil ich mich um den ganzen „Kleinkram“ kümmern muss?
Ich habe keine Zeit mich auch noch darum zu kümmern!
Nein!!! … schon wieder keine Milch da!
Solltest Du dies oder ähnliches in regelmäßigen Abständen erleben, dann ist es dringend an der Zeit die Struktur und Organisation im Unternehmen zu überdenken.
Ziel und Zweck jeder Struktur soll zum Inhalt haben das Innovationspotential und die Produktivität Eures Unternehmens zu verbessern und erhöhen. Hier erhältst Du eine kurze Anleitung in 4 Schritten um bessere Strukturen in Dein Unternehmen und Deine Arbeit zu integrieren.
Was hält Dich davon ab es einfach zu machen?
Du kannst es schaffen klare und tragfähige Strukturen zu etablieren. Diese bilden die stabile Basis für das Wachstum und für alle zukünftigen Herausforderungen.
Doch wie erlangt Dein Unternehmen die perfekte Struktur?
Jede Unternehmensgröße oder Branche hat ihre eigenen Anforderungen an die Struktur. Dennoch gibt es einige Parameter, die in der heutigen Arbeitswelt für alle ihre Berechtigung haben.
- Aufgaben definieren
- Verantwortlichkeiten festlegen
- Schnittstellen klar erkennbar machen
- Abläufe vereinbaren
Ein Unternehmen, das seine Arbeitsprozesse kennt, und wo jeder weiß, nach welchem System gearbeitet wird, schafft mehr Raum für Kreativität und Produktivität. Und es hilft denen, die bereits im Unternehmen sind sich klar zu orientieren, aber auch Neu hinzukommende Mitarbeiter. Jeder weiß an wen er sich wenden kann, wenn er zu einem Auftrag eine Frage hat, und welche Fragen er in der eigenen Verantwortlichkeit lösen kann und soll.
- Definiere Aufgaben
Jedes Unternehmen hat verschiedene Aufgaben zu erfüllen. Oftmals sind die Prozesse nur für die Kernaufgaben der Unternehmen definiert, wie Produktionsabläufe, Entwicklungsprozesse (analog wie digital). Doch auch alle sogenannten „Neben“Aufgaben erfordern eine Definition. Schließlich sind auch Dinge wie allgemeine administrative Aufgaben wie Einkauf, Post und Telefonanrufe, Marketing Maßnahmen oder Buchhaltung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Wenn wir diese sogenannten Nebenaufgaben vernachlässigen, landen wir im klassischen Back-office Chaos oder No-mans-land.
Geprägt ist dieses No-mans-land dadurch, dass niemand etwas findet und sich gerne liegengebliebenen Rechnungen – Ausgangs- wie Eingangsrechnungen – anhäufen. Kundenanfragen bleiben unbeantwortet. Oder vor lauter Tun, Tun und Tun haben dann viele den Überblick über diese Bereiche verloren.
Was bleibt in Deinem Unternehmen immer liegen?
Working hard is good
working SMART is BETTER!
- Lege Verantwortlichkeiten fest
So eigentümlich es erscheinen mag, aber nicht nur die großen Projekte benötigen einen Verantwortlichen, sondern auch die kleinen Aufgaben. Wenn Du, als Vorgesetzter, nicht ständig mit all den kleinen Aufgaben in einem Unternehmensleben belastet sein willst, dann verteile die Aufgaben und definiere ganz klar die Verantwortlichkeiten.
Um Verantwortlichkeiten zu etablieren erfordert es eindeutig festzuhalten, wie die Aufgabe aussieht und was sie umfasst. Dazu gehört auch die Einräumung von Entscheidungsbefugnissen. Firmenchefs jammern oftmals, dass sie der Flaschenhals der Unternehmen sind. Oftmals liegt es aber daran, dass sie keine Verantwortlichkeiten delegieren und keinen Handlungsrahmen einräumen.
Nicht zu übersehen ist, aber auch, dass jeder einen Teil der Verantwortungen übernimmt, auch für Umwelt-Aufgaben, wenn es dafür kein klar definiertes BackOffice gibt in dem viele der organisatorischen rund-um-service-make-you-feel-better Agenden platziert sind.
Und für welche Aufgaben ist in Deinem Unternehmen keiner verantwortlich?
- Mach Schnittstellen erkennbar
Es gibt Aufgaben, die nicht nur von einer Person erledigt werden, sondern auch von einem Team. Der regelmäßig mit der Übergabe einhergehende Informationsfluss ist einer der Knackpunkte bei Schnittstellen.
Deshalb ist empfohlen so wenig Schnittstellen wie möglich zu installieren und die Erledigung einer Aufgabe einer Person als Verantwortliche zuzuordnen, aber immer ist das nicht möglich. Gute in-house Informationssysteme können hier helfen, den Informationsverlust so gering wie möglich zu halten. Hier gilt es die Schnittstellen zu definieren, wo die Aufgabe in welcher Form übergeben wird. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass hier beim Übergeber eine Bringschuld für die richtigen und wichtigen Informationen liegt, und keine Holschuld beim Übernehmer der Aufgabe liegt. Und eine saubere Dokumentation (die idealerweise in einem jederzeit einsichtigen Datenbanksystem liegt) ist hier in jedem Fall ein vereinfachendes Tool. Verbesserte Aufgabenübergabe führt definitiv zu weniger Zeitverlust durch umständliches nachfragen und Qualitätsverlust durch mangelnde Information. Gemeinsame Verantwortung für die Aufgabe ist damit eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Erledigung von komplexen Aufgaben.
Welches Informationssystem hast Du für Schnittstellenaufgaben?
- Vereinbare klare Abläufe
Lege nicht nur klare Abläufe für die Kernbereiche fest, sondern auch für die Umweltbereiche. Strukturen, Dokumentationen und Abläufe werden am besten entsprechend der verschiedenen Schwerpunktaufgaben im Unternehmen organisiert. Hier findest Du auch dazu weitere Anregungen für Deine passende Struktur im Unternehmen.
Manche dieser Abläufe haben auch etwas mit einer Unternehmenskultur zu tun. Ein interessantes und beliebtes Thema dafür sind Telefonkultur, Besucherempfang – oftmals als unnötiges Thema betrachtet. Doch dies ist oft der erste Eindruck, den man bei einem Kunden, Geschäftspartner oder potentiellen Investor hinterlässt. Der erste Eindruck bleibt bestehen. Für einen ersten Eindruck benötigt es nur eine Zehntelsekunde und erinnere Dich daran, den ersten Eindruck den Du selbst von einem anderen Unternehmen bekommen hast ist meist korrekt, dies ist auch in zahlreichen Studien belegt.
Wenn Professionalität und Qualität Kriterien für Dein Produkt sind (und bei welchem erfolgreichen Unternehmen ist es das nicht?) dann gehören diese Bereich ebenso dazu, wie die Fertigung des Produktes oder die saubere Programmierung eines Programms.
Welche Unternehmenskultur pflegst Du?
Und was bringt eine gute Struktur dem Unternehmen?
Kein Ärgern über Kleinigkeiten, klare Aufteilung der Aufgaben, Nichts liegengebliebenes, und damit mehr Freiraum für die Kernbereiche und „freude-bereitendes“ Arbeiten.
Ich finde die Post (auch wenn heutzutage wenig per Post kommt) ein anschauliches Beispiel, wie viele einzelne Frage- oder Aufgabenstellungen damit tatsächlich verbunden sind.
Aufgabe Post holen: Wohin wandert die Post? – Wer öffnet die Post? – Wer erhält die Post? – Wer bearbeitet sie? – Wer überwacht die Erledigung? – Wer bringt die Antwortschreiben zur Post? – Wer bekommt den Aufgabebeleg?
„Wer sich zu groß fühlt, um kleine Aufgaben zu erfüllen,
ist zu klein, um mit großen Aufgaben betraut zu werden.“
– Jacques Tati –
Die Unternehmensberatung von SOUL4BIZZ bietet Euch die erforderliche externe Unterstützung für die zum Unternehmen passende Struktur. Warum ein WirtschaftsCoach auch hier helfen kann?
Der Ansatz von SOUL4BIZZ ist hierbei die Organisations- und Prozessstruktur Eures Unternehmens nur soweit anzupassen – „weniger ist mehr“ – dass ein reibungsloser und effizienter Betrieb im Unternehmen ermöglicht wird. Nimm Dir doch einfach mal die Tomate zur Hand und prüfe Deine eigenen Abläufe und liste mal für Dich auf, was besser sein darf.
Du kannst bereits mit dieser Anleitung für Dich sinnvolle Ordnungsstrukturen und ökonomische Arbeitsmethoden, die Deinem Bedürfnis nach Korrektheit, Perfektion und den Bedürfnissen der Kunden entsprechen etablieren, oder meine Unterstützung anfordern.
Bereit für vereinfachende Strukturen, die den nötigen SOUL im Unternehmen stärken?
Ich freue mich auf Euren Kommentar.
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