Deine Zeitgestaltung in der digitalen Welt

Deine Zeitgestaltung in der digitalen Welt

Es gibt viele Möglichkeiten die Zeit zu gestalten. Einige von uns sind sehr diszipliniert und erledigen eine Aufgabe nach der anderen. Andere von uns hüpfen von einem Punkt zum Anderen und jonglieren damit ihre Aufgaben. Wieder andere von uns sind Meister darin Aufgaben vor sich herzuschieben.

Zu welchen Gestaltern gehörst Du?
Lass uns mal einen Blick in die Welt der Zeitgestaltung werfen.

Die disziplinierten Macher

Dieser Typ der Zeitgestaltung ist jemand dem es wichtig ist die Aufgaben zu erledigen. Am liebsten ist ihm, wenn er am Ende des Tages sagen kann, dass er viel erledigt hat.
Hier besteht die große Gefahr, dass regelmäßig viele Kleinigkeiten erledigt werden, die vielleicht im Moment gar nicht wichtig sind oder die keine signifikanten Schritte in Richtung Ziel und Vision bieten.
Eine typische Tätigkeit solcher Menschen ist regelmäßig die Emails zu checken und diese abzuarbeiten.
Für diese Gestaltungsform der Zeit kann es hilfreich sein die Benachrichtigungen des Email-Programms abzustellen und  sich nur zu drei Zeitfenstern pro  Tag der Email bearbeitung zu widemen. Dafür wird aber auch immer eine größere Aufgabe pro Tag fix eingeplant. Damit kann vermieden werden die Zeit mit Kleinigkeiten zu verschwenden.

Wer kennt es nicht dass manche Emails sich von alleine erledigen wenn man wartet?!

Die multitasking Gestalter

Diese Menschen sind mit einer Sache beschäftigt und switchen mitten in ihrer Erledigung zu einer anderen Aufgabe, weil sie zumeist dem folgen, was Ihnen gerade in den Sinn kommt oder von außen an sie herangetragen ist. Sie lieben es auch überall involviert zu sein und möglichst in vielen Projekten und Aufgaben mitzuwirken. Wenn Du so einem Menschen ein Kompliment machen möchtest, dann musst Du ihm nur sagen, dass es Dich wirklich beeindruckt, dass er so viele Projekte parallel betreuen kann.

Es bleibt nur die Frage ob hier jemals etwas fertig wird und auch einen guten Abschluss findet?! Sollte das nicht so sein, dann sollten sich auch solche Menschen auf eine überblickbare Anzahl von Projekten konzentrieren, die sie auch abschließen. Das bedeutet auch mal eine Aufgabe aufschieben oder zu einem Projekt NEIN zu sagen.

Die kreativen Aufschieber

Viele von Ihnen beherrschen die hohe Kunst ganz besonders gestresst zu sein, weil sie sich regelmäßig selbst mitteilen, was sie nicht alles zu machen haben. Die Liste der Aufgaben die zu erledigen sind erscheint unendlich lange und wächst laufend. Wir kennen es auch ganz bestimmt von uns selbst, diese Sätze die mit „ich muß noch …“ beginnen.

Wie kreativ wir dabei sein können einen Grund zu finden warum wir das nicht jetzt machen sondern es auf später zu verschieben, ist uns wohl auch nicht fremd. Manche werden dabei sogar so kreativ, dass sie etwas ganz anderes finden um es zu tun, was gar nicht auf einer To-Do-List steht und schon gar nicht auf der imaginären „ich muß“-Liste.

Wäre diese Kreativität nicht anders besser aufgehoben?! In jedem Fall ist hier zu raten zwei bis drei der Dinge von der To-Do-List tatsächlich pro Tag zu erledigen.


Zeitgestaltung in der heutigen digitalen Welt

Zeit ist in unserer immer schneller werdenden Umgebung ein sehr wertvolles Gut geworden.
Deshalb wird es für uns alle umso wichtiger zu prüfen womit wir diese Zeit füllen.

Auch wenn die Digitalisierung mit die Ursache ist, dass alles immer schneller wird, so kann sie uns auch tatsächlich mehr Zeit verschaffen. Für viele Abläufe und Prozesse bietet uns die Digitalisierung den Weg zur Vereinfachung.

Vieles dessen Erfassung zeitaufwendig ist und viele einzelne Handgriffe unterschiedlicher Personen involviert wird heute durch die Digitalisierung vereinfacht.
Dabei denke ich zum Beispiel an die gesamte Buchhaltung von der Rechnungserstellung bis hin zur Erfassung der Belege und der Überweisung.

Hier bist Du gefordert Dir zu überlegen welche manuellen Schritte Du noch gehst, die heute bereits durch die Digitalisierung nicht mehr erforderlich sind, sondern bereits automatisiert werden können. Wenn dem so ist, dann hast Du bereits einen Prozess gefunden, der Dir Zeit bringen wird. Das geht von Rechnungserstellung in einem automatisierten Programm bis hin zur Übertragung der Belege in digitaler Form an den Steuerberater.

Oftmals sind wir der Meinung, dass dies zu zeitaufwendig ist, dies einzurichten. Doch sollten wir in die Zukunft blicken. Und die Zukunft in diesem und vielen anderen Bereich ist digital. Wenn ich schon heute damit beginne hier die Abläufe zu vereinfachen und die Programme zu nutzen, dann schaffe ich mir damit einen neuen Zeitraum für etwas Bedeutsameres in der Zukunft.

Dies bedeutet für mich in all meinen Abläufen und Prozessen einmal die Potenziale zu analysieren, die es mir ermöglichen hier zu vereinfachen und sozusagen Zeit verfügbar für andere Aufgaben zu machen. KMU-digital bietet hier geförderte Beratungen und eine 100% geförderte Potentialanalyse.


Freiraum durch die Digitalisierung

Wenn wir also die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, dann schaffen wir damit in unseren Prozessen auch neue Freiräume, die wir gestalten können.
Wir müssen nur darauf achten, dass wir diese neu entstandenen Freiräume auch wertvoll gestalten. Wertvoll für uns und bedeutsam für unsere Umwelt und unsere Kunden.

Um auf diesem Weg weiter gehen zu können, ist es hilfreich sich immer wieder darauf zu fokussieren, was uns wichtig ist.

  1. Was ist Dein Ziel?
  2. Welche Vision steckt dahinter?
  3. Welche Mission hast Du Dir in Deinem Leben gestellt?

Da geht es darum, dass wir uns noch bewusster für ein Ja oder Nein zu einer Aufgabe entscheiden. Dabei die altbekannten angepriesenen Methoden des Zeitmanagements integrieren und um neue wichtige Fähigkeiten und Kompetenzen erweitern.

Ich höre jetzt gerade viele innerlich aufheulen und sagen, dass sie dafür keine Zeit haben. Doch ich kann nur empfehlen sich einmal bewusst mal 30 min zu reservieren um mal zu prüfen, was die eigene Vision ist und welchen Nutzen diese für die Welt hat. Am besten noch im Jahr 2017!

Nutze dafür zum Beispiel die Pomodori-Methode um für diese zukunftsweisende Aufgabe wertvolle Ergebnisse zu schaffen.

Achte darauf wie Du Deinen Tag gestaltest und sorge dafür, dass Du am Ende des Tages Dir sagen kannst, da habe ich etwas gut gemacht und das geht in die richtige Richtung.

Wie Du da im Alltag besser hinkommst und Du diese Freiräume schaffst erfährst Du im nächsten Artikel.

 

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